Astucias femeninas: 10 secretos para efectuar negociaciones comerciales eficaces

(foto: Skolkovo.ru)

Vanessa Seyman, es una experta en el conflicto árabe-israelí, profesora de negociaciones de la Escuela de Administración de Skólkovo en   Moscú (Federación de Rusia), jefe de investigación y formación de la empresa NEST Group, trabajó para los principales puestos jurídicos en el sector privado, donde adquirió experiencia en el campo de la negociación de acuerdos de distribución de pérdidas y de acuerdos bancarios. Vanessa Seyman lo usa para desarrollar conceptos innovadores y metodologías de las técnicas de negociación, sobre todo para la regularización  de asuntos interculturales y de género, y asimismo de temas de gestión de la empresa familiar. Vanessa comparte su experiencia y sus secretos con Forbes Woman, contando historias interesantes de negociaciones, en las que a tuvo que participar.

“A veces sucede que las negociaciones duran demasiado tiempo, y como resultado resultan estar en un callejón sin salida, dice Seyman. Las Partes sostienen sus puntos de vista entre sí, cada uno defiende su posición, y el proceso no avanza. Para superar esta situación, a veces podemos usar algunos trucos que los hombres apenas podrían permitirse.

Por ejemplo una vez, al estar en una situación similar, me di cuenta de que era hora de calmar la situación y “accidentalmente” derramé un vaso de agua sobre la mesa. Mientras pedía mis disculpas a los participantes por mi torpeza, se levantaron de sus asientos, sonriendo y tranquilizándome, me trajeron servilletas, me ayudaron eliminar las consecuencias de la pequeña, pero, como resultó, de una catástrofe pequeña muy útil en aquel momento. En estos instantes ellos actuaron juntos como un equipo. Cuando, después de esto nos sentamos nuevamente en la mesa de negociaciones, la tensión y el apartamiento de los participantes cedieron paso al humor y a la buena voluntad, y muy pronto llegamos a un acuerdo mutuo.

Por supuesto, estos tipos de métodos no son universales. Estos se deben de utilizar mejor agregándole al resto. Y debemos de recordar que en nuestra ayuda siempre llega la intuición femenina”.

1. La cuidadosa preparación es la clave para el éxito

Esto suena trivial, pero la gente realmente no se prepara para las negociaciones. Los investigadores consideran que para una hora de negociaciones  se necesitan dos horas de preparación, pero muy menudo muchos lo hacen lo contrario. En el trabajo con los clientes  yo utilizo la técnica simple del eminente profesor Roger Fisher, 4P, que le ayudará prepararse para cualquier negociación:

1. Objetivo (Purpose). ¿Cuál es el objetivo de las negociaciones?

2. Producto (Product). ¿Cuál es el resultado que desea obtener?

3. Participantes (Participants). ¿Quién de vuestro equipo es el más competente en el tema relacionado a discutir en las negociaciones? ¿A quién de ellos se le debe de proponer participar?

4. Proceso (Process). ¿Cómo se realizará el encuentro?

El elemento esencial de la preparación es también el ensayo del discurso de apertura. Especificar claramente los tres primeros puntos, las ideas claves, que desea transmitir a su oponente o socio. La buena preparación le permitirá anticiparse a diferentes escenarios del desarrollo de las negociaciones y reducirá significativamente la ansiedad.

2. Identificar claramente su prioridad en las negociaciones, es decir, construir relaciones a largo plazo o conseguir el resultado inmediato?

Siempre hay que tener en cuenta que el mundo de los negocios se basa en las relaciones recíprocas, cuanto más estrechas sean el negocio será más exitoso. Durante las negociaciones siempre se debe de identificar claramente las prioridades: ¿que es lo más importante: el resultado o las relaciones? ¿Si está dispuesto a hacer concesiones hoy para la construcción de relaciones a largo plazo y, como consecuencia, obtener oportunidades prometedoras  para el desarrollo del negocio en el futuro?

Las mujeres tienden a prestar más atención a las relaciones, mientras que los hombres se orientan más a menudo al resultado. Es precisamente por eso que las mujeres negocian con mayor eficacia, y los hombres, regatean. El comercio es un acuerdo desechable, y las negociaciones — el proceso a largo plazo de la gestión de la reputación.

En una oportunidad observé las negociaciones que llevaba a cabo un director con la participación de su adjunta. El director presionaba demasiado a los oponentes, y en algún momento la adjunta comprendió que la transacción se encuentra al borde del fracaso. La mujer percibía con más agudeza los sufrimientos de la otra parte, por lo que ella encontró una excusa para pedirle al director hacer una pequeña interrupción para que le conceda un par de minutos para resolver el asunto de tanta urgencia. Detrás de la puerta, le expuso sus observaciones y le explicó que la táctica agresiva no traerá el resultado deseable. Al retornar a la sala de negociaciones, el director dijo: “Yo podría exigirles más a Uds., pero mi colega me ha convencido que más vale recibir menos, pero seguir siendo amigos”. Finalmente se creó una de las empresas mixtas más exitosas de Israel.

3. No temer jugar con las cartas abiertas

Si Ud. piensa que el resultado de las negociaciones podría afectar negativamente a sus relaciones con el socio en el futuro, es mejor decirselo directamente. Esto permitirá crear un ambiente psicológico ameno en la reunión y le dará la confianza de que sus socios o oponentes a pensar en Ud., después del término de las negociaciones. Aquí es importante acertar con la formulación correcta, que le permitirá decir al respecto de una manera positiva.
De la misma forma debe de hacerlo también con su preocupación. A veces la mejor manera de superarla es contarlo abiertamente su estado y sus emociones. Si está seguro de que los socios están dispuestos amablemente, estas frases le ayudarán a calmar la situación y a disponer las personas hacia Ud. “¡Debo de reconocer que estoy muy emocionada!” — elija en lo posible formulaciones neutrales, no se debe de hablar sobre su ansiedad ni su temor.

4. Utilizar técnicas de escucha activa y el poder del silencio

Muchos consideran que durante las negociaciones, la posición pasiva y el silencio son una clara señal de que no hay nada que responder al oponente. Pero esto no siempre es así. Es muy importante saber relajarse, retroceder y dar la posibilidad a su socio de manifestarse. Hacer preguntas y ser un oyente activo. Una de las tácticas de la escucha activa es que se repite la última frase de su socio o de su oponente con una entonación interrogativa y un interés auténtico. De esta manera le animará a revelar más información, ya que el conocimiento, es vuestra fuerza.
Yo siempre recomiendo a mis estudiantes y clientes llevar la conversación de tal manera para hablar lo menos posible de sí mismos, para explicar su posición y los motivos al oponente o al socio. Ud. debe de elegir el método de la comunicación, que le permita conocer más sobre su socio, y a comprender la naturaleza de su motivación.

5. Pasar de la discusión de posiciones a la discusión de intereses

Esta recomendación se vincula estrechamente con la anterior. Como regla general, las personas hablan sobre lo que desean, pero raramente explican, por qué ellos quieren exactamente eso. Demuestre su interés y curiosidad en lo que concierne a su oponente o socio, ya que esto le ayudará a descubrir la esencia de la estrategia y la táctica de su conducta en las negociaciones. La comprensión de las motivaciones internas, de los verdaderos intereses y necesidades del socio o del oponente es en sí mismo una garantía para el éxito. Cuando cambiamos la atención, desde la posición del oponente a su interés, aumentamos las posibilidades de ganar, sin forzar al oponente a sentirse  perdedor.

6. En la debilidad femenina, está la fuerza femenino

Para nadie no es un secreto que las mujeres se consideren el sexo débil, y que en el ámbito de negocio ruso ellas a menudo tienen que demostrar su derecho al liderazgo. Sin embargo, el hecho de que nos consideremos débiles, apertura para nosotras múltiples ventajas. Por ejemplo, podemos utilizar en las negociaciones instrumentos como: la apariencia impresionante y diferentes tipos de tácticas emocionales. Además, la capacidad de reconocer abiertamente nuestra debilidad nos permite influir en el lado fuerte en las negociaciones y persuadir al oponente a las acciones y decisiones ventajosas para nosotras, mientras que él ni siquiera no se da cuenta de esta influencia.

Teniendo en cuenta mi experiencia, la mayoría de los empresarios no toman decisiones, en base a argumentos racionales, que se generan en el hemisferio izquierdo de nuestro cerebro. En la base de sus decisiones están, como regla general, el análisis no verbal de lo que está sucediendo y las sugerencias intuitivas. Y aquí las mujeres, son los líderes incondicionales. La intuición es un de los instrumentos clave  de la mujer en el proceso de las negociaciones. No vale la pena subestimarlo, es decir que confíen en su intuición, escuchen su voz interior, y él siempre le dirá la dirección correcta.

7.  Preste atención en el subtexto durante las negociaciones

 Las negociaciones tienen lugar no sólo en el nivel verbal. Las personas reaccionan, como regla general, no tanto a las palabras que Ud. dice, sino en el significado oculto, que está detrás de ellos. En el mundo de las negociaciones, sobre todo cuando en ellos participan hombres y mujeres, se utiliza enormes medios no verbales de la comunicación. Las mujeres son capaces de ver lo que es oculto de los ojos de la mayoría de los hombres, captar detalles pequeños, pero importantes, sentir el trasfondo emocional de la conversación, analizar el lengua de los gestos.

Se debe de reconocer que durante las negociaciones las mujeres a menudo pueden escuchar observaciones ofensivas y humillantes de diferente carácter hacia su dirección. Independientemente de lo que sea Ud., o bien el lado más fuerte en las negociaciones, puesto que tiene mayores recursos e influencia, o el débil, lo mejor que puede hacer,  es indicarle a su interlocutor la inadmisibilidad de este tipo de observaciones. En ningún caso, no hay que subestimar la importancia de estos momentos e ignorarlos. Este tipo de  observaciones son instrumentos del juego subconsciente por el poder y deben ser evitados por Ud. Esto es necesario para la protección de su reputación personal y profesional.

En respuesta a estos tipos de observaciones, es importante de todos modos no permitir el agravamiento de la situación y su evolución en un conflicto. Siempre apelen a la observación, sin pasar a lo personal. Por ejemplo, en vez de decir: “¡Ud es una persona grosera!”, se debe de utilizar usar la frase: “Este comentario suena grosero. Considero que este tipo de observación de su parte es como una falta de respeto hacia mí, y a Ud. mismo”. Ud. puede también proponerle a su interlocutor manifestarse de otra manera. No se debe de esperar de él disculpas, ya que su tarea consiste en no causar en él sentimiento de culpa, sino para evitar la repetición de la situación en el futuro.

8.  Concederle al oponente el derecho a la elección

Esta táctica es muy eficaz. Las personas, especialmente los hombres, siempre tratan de mantener la situación bajo su control. Tener la posibilidad de elegir, para nuestros socios u oponentes, significa tener la posibilidad de controlar el proceso de las negociaciones. De esta manera, si Ud. dice sólo una frase, le privará al oponente la elección y, por lo tanto, aumenta la probabilidad de recibir una respuesta negativa de su parte. Pero si propone dos o tres frases, su oponente tendrá la ilusión de elegir y controlar el proceso, y así mismo el resultado de las negociaciones.

Las mujeres, son expertas en esta táctica. Ya que precisamente la utilizamos en la vida cotidiana, en la comunicación con nuestros colegas, clientes, socios de negocios, amigos, hombres y niños. “¿Prefiere reunirse el lunes a las 16 o el jueves a las 11?” — nosotros le ofrecemos al socio la posibilidad de elegir, gracias al cual él recibe la seguridad que la última palabra será de él, pero, las variantes le propuso Ud. lo que significa que Ud. tomó la decisión.

9.  Siempre tome la iniciativa

La iniciativa es una herramienta poderosa que permite influir en el proceso de las negociaciones. Siempre presenten primero el proyecto y asimismo envíen primero el resumen de la reunión. Muchas personas, que es especialmente característico para Rusia, no quieren asumir el rol de “secretario” de las negociaciones, considerando que esto es indigno para su nivel profesional. Pero, en la realidad, el “secretario” tiene mucho poder, porque él tiene la oportunidad, colocando de cierta manera las acentuaciones, para proteger sus intereses. Yo nunca permito a mis socios preparar el resumen de la reunión ya que siempre lo hago yo misma. Al asumir esta tarea, Ud. podrá dirigir el desarrollo de la situación en lo sucesivo. Después de varios meses, los participantes de las negociaciones recordarán solamente lo que Ud. escribió en el informe (acta). Por supuesto, aquí es necesario proceder con cautela y nunca escribir hechos, que no fueron discutidos durante el encuentro. De lo contrario, Ud. arriesga poner en peligro su reputación profesional.

10. Aprenda de sus errores

El aprendizaje permanente y el desarrollo personal, es la vía segura para el éxito. Ud. puede utilizar la misma táctica, pero cada vez le llevará a distintos resultados. En las negociaciones participan varias partes, en la que en a cada una de ellas influyen una gran cantidad de factores externos. Por eso, en caso de fracaso es más importante reconocer de que se podría hacer de otra manera, personalmente Ud., para lograr el éxito.

Debemos de reconocer que a menudo culpamos de nuestros fracasos a otros. Nuestra mentalidad está hecha de tal manera que, al evaluar su comportamiento, nosotros, como regla general, recurrimos a las circunstancias externas, es decir que buscamos excusas en ellas. Pero si analizamos el comportamiento de otra persona, pronto explicaremos sus acciones, apelando en su carácter y en sus cualidades personales. El negociador profesional no debe olvidar esto, y, en primer lugar, analizar su contribución en el resultado de las negociaciones, sacando de esto lecciones para la siguiente ronda.
El negociador exitoso está ligado estrechamente a los artistas, músicos, que están apasionados con su trabajo. Las negociaciones, no son un campo de batalla. Esto es improvisación, y las mujeres son muy buenas en esto hasta que ellas sean conscientes de ello.

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Publicado por Mauritz.

(ref.: Forbes)